Excel Buchungsdaten Import in Lexware Financial Office

Ihr habt jeden Monat eine Menge an ständig wiederkehrenden (gleichen) Buchungen. Das Programm stellt diese aber leider nicht in Form einer sog. „Sammelbuchung“ wie z.B. die Buchungsliste aus dem Partnerprogramm „Lohn und Gehalt“ zur Verfügung. Auch die Funktion der internen „Buchungsvorlagen“ ist zu lästig, da jede wiederkehrende Buchung einzeln ausgeführt werden muss.Hier bietet sich eine externe Buchungsvorlage aus z.B. Excel an; diese Vorlage kann monatlich (beispielsweise um das Datum zu ändern) bequem modifiziert werden und wird dann lediglich im Buchhalter importiert. In Excel selber gibt es natürlich – wie immer – die vielfältigsten Sortier- und Filterfunktionen

Diese Felder (Spalten) müssen angelegt werden:

• Datum (auf richtige Formatierung achten)
• Buchungsbetrag
• Text
• Sollkonto
• Habenkonto
• Belegnummer bzw. Belegnummernkreis

Die fertige Liste sollte dann zweimal abgespeichert werden:

1. als normale Excel-Datei, damit sie eben Monat für Monat bequem editiert werden kann
2. und für den späteren Import als *.txt (tabstopp-getrennt)

Beim ersten Import in Lexware Financial Office  geht man nun folgendermassen vor:

• Datei / Import / Text
• im nächsten Fenster dann „Buchungsdaten“ / Profil (Kein) >>> Weiter
• die zu importierende *.txt datei suchen / Ansi >>> Weiter
• Feld-Trennzeichen = „Tab“ / Text-Kennzeichner = „Kein“ / weitere Einstellungen = „erster Datensatz etnhält Feldnamen“ (man kann das in der Vorschau genau beobachten) >>> Weiter
• nun die Zuordnungen vornhemen, im rechten Fenster stehen auch die sog. „Muss“-Zuordnungen; >>> Weiter
• nun kann man noch Angaben zum gewünschten Nummernkreis machen >>> Weiter und „Fertigstellen“
• nach dem erfolgreichen Import kann man ein Profil für diese Vorlage angeben, sodass man sich beim nächsten Import diese letzten Schritte spart.
• Zu guter Letzt nicht vergessen: „Buchen“ / Stapel ausbuchen“ (evtl. vorher per Ansicht kontrollieren!“

So kann ich Monat für Monat eine Vielzahl wiederkehrender Buchungen mit nur ein paar Klicks auslösen!